Formación auditoria MES Effectiveness Survey Maintenance

MES - Encuesta de Eficiencia del Mantenimiento

Una imágen nitida de tu servicio de mantenimiento

El concepto de auditoría se suele definir como “la revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas u objetivos a los cuales deben someterse”. En el ámbito del Mantenimiento, podemos hablar de auditorías:

  • Técnicas, destinadas a determinar el estado de una instalación.
  • Gestión, enfocadas a evaluar el grado de excelencia de la gestión de las actividades de mantenimiento en una empresa. pueden tener como objetivos:
  • Medir el cumplimiento de reglas (cumplimiento).
  • Evaluar la eficacia de su uso y la adecuación de las mismas para conseguir los objetivos de la organización (comportamiento).
  • Pretender determinar las causas de las no conformidades
  • Tiene un carácter proactivo por medio del despliegue de un Plan de Acción de Mejora.
  • Uso externo o interno

Muchas empresas presentan debilidades a la hora de identificar sus problemáticas y tratar de formalizarlas en proyectos que sirvan como instrumentos para la acción y la obtención de resultados capaces de procurar cambios reales que refuercen los recursos y los resultados de sus ejercicios contables.

Nuestra formación y/o auditoria pretende fortalecer a la empresa mediante un diagnóstico general de sus estamentos o formas organizativas, al objeto de hacer una foto inicial de su estado de partida y localizar sus necesidades de actuación para mejorar sus estrategias o implementar otras nuevas.

En el caso de una encuesta más centrada en mantenimiento MES (Maintenance Effectiveness Survey) su objetivo fundamental es determinar dónde se encuentra el mantenimiento dentro de la organización, sus puntos fuertes y los débiles y encontrar las áreas de oportunidad para implementar mejoras o corregir defectos. Proporcionar una vista de la estructura, relaciones, procesos y personas relacionadas con las buenas prácticas de mantenimiento es el primer paso para un proceso de mejora del sistema de mantenimiento.

Para evaluar el nivel de excelencia con el cual gestionamos las actividades de Mantenimiento en nuestra organización, y plantear y enfocar eficazmente el correspondiente proyecto de mejora, es necesario conocer cuál es la situación en un momento dado de la Organización en la materia. Para ello, es necesario hacer un diagnóstico formal de la situación actual. Para que ese diagnóstico, pueda ser lo más preciso y objetivo posible, se tiene que hacer vía una auditoría o evaluación basada en un referencial de evaluación definido. Ese referencial debe corresponderse con un sistema de gestión de referencia definido (que define el conjunto de reglas, conceptos y herramientas que rigen concretamente en mi Organización la gestión del Mantenimiento).

¿Cómo utilizar esta herramienta?

Esta encuesta y formación aborda cinco cuestiones clave en las áreas de mantenimiento:

  • Gestión de los recursos.
  • La información de los procedimientos y del manejo de las situaciones.
  • Las estrategias de mantenimiento el mantenimiento preventivo, predictivo, tecnologías aplicadas y los equipos de planificación y programación.
  • Soporte de mantenimiento
 

Puesta en práctica

Con Terotecnic Ingeniería tiene dos opciones de actuación para generar su encuesta de eficiencia de mantenimiento. La primera tiene el siguiente procedimiento:

  • Se realizan una serie de entrevistas previamente planificadas con las personas claves (“actores” de la gestión y actividades relacionadas con Mantenimiento).
  • La aportación de evidencias (procedimientos, registros, ejemplos, etc.), basándose en un cuestionario guía que cubre todos los aspectos claves de la “correcta” gestión del mantenimiento.
  • A la luz de esta en cuesta y las evidencias es normal entonces que, según el tamaño y organización propia de la Empresa, intervengan otros departamentos (Producción, PRL, RRHH, etc.) en el ejercicio.
  • Puede ser llevado a cabo internamente o con el apoyo de un agente externo (cuidado con la “subjetividad”).
  • Durante la evaluación se identifican de esa manera fortalezas (buenas prácticas) y debilidades (oportunidades de mejora) por factor determinante.

La segunda fórmula tendría el siguiente procedimiento:

  • En este formato le enviaremos un formulario con sesenta preguntas
  • Se harán tantas copias como sea necesario para repartirlas entre los implicados, un número apropiado serían 30 copias
  • Se repartirán en sobres cerrados sin identificación a cada uno de los operarios y gerentes que tengan algún tipo de acción o relación con el mantenimiento.
  • Los sobres se recogerán tras ser completados (20 a 30 minutos) y se enviarán a Terotecnic.
  • A partir de ahí se entra en un proceso de evaluación con un informe exhaustivo de los resultados y una serie de propuestas que se discutirán en una reunión de final de proyecto.
 

Ventajas e inconvenientes

  • Completa la mera intuición ya que se basa en hechos y datos.
  • Es un potente instrumento de toma de decisión ya que permite:
  • “Barrer” absolutamente todos los factores claves de una buena
  • Gestión (si utilizamos un referencial mínimamente detallado).
  • Identificar y priorizar los elementos que debemos cambiar para mejorar y tender hacía el modelo definido; sistematiza la toma de decisión en ese sentido.
  • Empieza a crear cultura de:
  • Comunicación y trabajo conjunto (multidisciplinar / interdepartamental, en particular para eliminar el típico clivaje “producción-mantenimiento”).
  • Mejora continua (“tomar distancia”, analizar, lanzar acciones).
Entre las desventajas podemos enumerar:
  • Consume “recursos humanos” durante unos días (pero es una inversión mínima frente al rendimiento que se le debe sacar).
  • Existe un riesgo de una utilización “disciplinaria” de la herramienta y/o de querer alcanzar la mejora a demasiado corto plazo con respecto con los medios disponibles.
 

Terotecnic ingeniería S.L. le formará sobre cómo realizar su propia encuesta MES, o la ejecutará para ud. haciendo un diagnostico exhaustivo de sus necesidades. Esta última posibilidad la puede realizar on-line (precios muy económicos) o en planta donde se podrá analizar el sistema documental y los resultados serán más independientes y fiables.